اگر به تازگی کسب و کاری را شروع کرده باشید، باید بدانید که فاکتور یکی از مهم ترین اسنادی است که در ادامه راه خود به آن نیاز پیدا خواهید کرد.
اگر به تازگی کسب و کاری را شروع کرده باشید، باید بدانید که فاکتور یکی از مهم ترین اسنادی است که در ادامه راه خود به آن نیاز پیدا خواهید کرد. اگر فاکتور را به درستی تهیه کنید، می تواند سندی قانونی مبنی بر نقل و انتقال کالا با مبلغ برای شما عمل کند. در این مقاله به بررسی این موضوع که داخل فاکتور چه مواردی را بگنجانیم، می پردازیم.
فاکتور چیست و چه زمانی باید از آن استفاده کرد؟
فاکتور سند رسمی است که هر کسب و کاری می بایست پس از خرید کالا یا خدمات برای مشتری خود ارسال کند. فاکتور به طور کتبی اعلام می کند که مشتری دقیقاً چه چیزی را در چه تاریخی خریداری کرده و چه مبلغی را برای آن پرداخت کرده است. البته که تمام شرکت های ثبت شده به صورت رسمی، می بایست از فاکتور رسمی مطابق با استاندارد اعلامی توسط سازمان دارایی و مالیات کشور برای ارجاع معاملات خود استفاده کنند. برای سفارش و چاپ فاکتور رسمی می توانید از این صفحه به صورت آنلاین اقدام کنید.
انواع فاکتور
فاکتور ها را معمولا به دو دسته فاکتور رسمی و غیر رسمی دسته بندی می کنند:
فاکتور رسمی همانطور که گفته شد، باید دارای فرمت استاندارد و شماره گذاری ملخی باشد تا کارشناسان مالیات کشور بتوانند صدق معاملات صورت گرفته را تایید و آن را برای دریافت مالیات بایگانی کنند. هر شرکت و فردی که از شما خریدی انجام می دهد، می تواند تقاضای صدور فاکتور رسمی دهد و شما نیز باید آن را ارائه دهید. عدم ارائه فاکتور رسمی به مشتریان بعضا با جریمه های سنگین از طرف سازمان مالیات کشور رو به رو شده است.
فرمت استاندارد فاکتور رسمی به شرح زیر است:
-
سایز فاکتور معمولا A4 یا A5
-
دارای شماره گذاری ملخی قرمز و فارسی در بالا سمت چپ فاکتور
-
مشخصات فروشنده شامل نام شخص حقیقی/ حقوقی، شماره اقتصادی، کد ملی، نشانی کامل، کد پستی و شماه تماس
-
مشخصات خریدار شامل نام شخص حقیقی/ حقوقی، شماره اقتصادی، کد ملی، نشانی کامل، کد پستی و شماه تماس
-
مشخصات کالا یا خدمات شامل کد و شرح کالا، تعداد، مبلغ کل، تخفیف، مالیات و عوارض و جمع کل مبلغ به ریال
-
شرایط و نحوه فروش
-
توضیحات
-
مهر و امضای فروشنده و خریدار
در مورد فاکتور غیر رسمی اما اوضاع متفاوت است. شاید شما دارای سوپرمارکتی هستید که گاها مشتریان از شما درخواست فاکتور می کنند یا مکانیکی دارید که گاهی خودروی سازمانی را تعمیر می کنید. در این مواقع لازم نیست حتما از فاکتور رسمی برای ارائه به مشتریان استفاده کنید و می توانید از انواع فاکتور غیر رسمی به عنوان رسید پرداختی بهره بجویید.
فاکتور غیر رسمی سایز و محتوای استانداردی ندارد اما برخی از موارد مانند نام فروشگاه، لوگو، تاریخ خرید، شماره رسید، مشخصات کالا و مهر و امضای فروشگاه و خریدار را در آن می بایست تعبیه کنید.
از نظر جنس کاغذ، فاکتور غیر رسمی یا رسید را می توان به صورت زیر تولید و چاپ کرد:
فاکتور قبضی به عنوان رسید یا فاکتور دسته چکی نیز معروف است. این نوع فاکتور با سایز یک سوم کاغذ A4 چاپ می شود و اغلب برای ارائه رسید جهت بازگشت مجدد مشتری به فروشگاه مورد استفاده قرار می گیرد.
کاربن لس به کاغذی گفته می شود که برای کپی محتوا به برگه های زیرین به کاربن نیازی ندارد. درون این کاغد رنگدانه های حساس تعبیه شده است که به محض ایجاد فشار، رنگ را به لایه های زیرین منتقل می کنند.
جنس تحریر بر خلاف نوع کاربن لس، برای نگارش نیاز به کاربن دارند. دلیل محبوبیت این نوع فاکتور علاوه بر ارزان تر بودن، قابلیت قرار گیری در دستگاه پرینتر بر خلاف کاغذ های ncr است.
چگونه فاکتور را ساختاربندی کنیم؟
در مورد فاکتور های غیر رسمی و با توجه به این که در هر سازمان یا کسب و کاری می توان پرینتر و سیستم کامپیوتری یافت؛ بسیاری از افراد اقدام به چاپ فاکتور غیر رسمی با استفاده از کامپیوتر و چاپگر دیجیتال می کنند. ساختار فاکتور پیشنهادی ما به شما در این مورد به شکل زیر است:
-
درج نام و لوگوی برند در بالای فاکتور
فاکتور به دلیل این که ممکن است توسط افراد مختلف نگهداری شود، ابزار مناسبی برای برندینگ محسوب می شود. استفاده از لوگو، رنگ بندی متمایز و فونت مخصوص شرکت، همگی باعث ایجاد تمایز در فاکتور شما نسبت به سایر فاکتور های آماده می شود.
در مرحله بعد، باید نام شرکت یا شخص حقیقی و اطلاعات تماس مرتبط (مانند آدرس دقیق و شماره تلفن) را در بالای فاکتور اضافه کنید. معمولا در بخش سربرگ فاکتور اطلاعاتی مانند نام شرکت و شماره تماس درج می شود تا از شما زمان زیادی برای درج اطلاعات تکراری نگیرد.
این اطلاعات تماس باعث می شود تا مشتریان در هر زمان که به مشکلی برخورد کردند، بتوانند از طریق آن با شما ارتباط برقرار کنند.
-
تفکیک کالا و خدمات از طریق جدول
تفکیک لیست کالا و قیمت هر یک به مشتریان این امکان را می دهد که متوجه شوند دقیقاً برای چه چیزی هزینه می پردازند. برای انجام این کار، کالاها یا خدمات ارائه شده، مقدار هر یک، هزینه یا نرخ واحد خود و مجموع آن کالاها یا خدمات به همراه مالیات بر ارزش افزوده را فهرست کنید.
-
نحوه پرداخت هزینه های فاکتور
در این قسمت باید مشخص کنید که تمام پول به صورت نقدی یا با کارت بانکی یا با ارز دیجیتال پرداخت شده است. در صورتی که فروش کالا را به صورت قسطی انجام دادید، به صورت دقیق تاریخ سر رسید هر قسط را به همراه مبلغ آن در این بخش درج کنید.
شاید بتوان گفت اگر این بخش در فاکتور شما وجود نداشته باشد، عملا فاکتور فروش بی اعتبار می شود و ارزش قانونی خود را از دست می دهد: درج مهر و امضای فروشگاه و خریدار
فاکتور سند قانونی خوبی برای زمانی است که به مشکل پرداختی از طرف مشتری یا ایراد در کالا از طرف فروشگاه برخورد شود. این سند تنها در صورتی قابل استناد و پیگیری قضایی است که در انتهای آن مهر و امضای فروشنده و خریدار وجود داشته باشد؛ بنابراین در هنگام طراحی فاکتور غیر رسمی به این مورد توجه ویژه ای بکنید.